حول المشروع
استشاري تجربة المستخدم في PIF | موظف سابق في Backbase
نظرة عامة على المشروع
في عام 2024، قمت بقيادة تصميم تجربة المستخدم لأداة إدارة محفظة مؤسسية مبتكرة، تم تصميم الأداة لتسجيل وتحليل الأداء عبر مستويات متعددة: المحفظة، الشركة، المشروع، والمشروعات الفرعية.
مشكلة وتحدي للأعمال
الهدف
تصميم أداة تتيح تتبعًا وتحليلًا سلسين لأداء المشروع من مستوى المحفظة إلى مستوى المشروع الفرعي للمشاريع التي تبلغ قيمتها عدة مليارات من الدولارات.
بيان المشكلة
تواجه المشاريع الكبيرة العديد من التحديات، بما في ذلك تتبع الأداء على مستويات متعددة واستخلاص الرؤى عبر الشركة ومحفظة المشاريع والمشاريع والمشاريع الفرعية. الأدوات الحالية تفتقر إلى السيطرة الدقيقة والرؤى المخصصة اللازمة لإدارة المشاريع التي تتجاوز قيمتها مليار دولار بشكل فعال. هناك حاجة إلى أداة قوية لتسجيل ومراقبة وتحليل العمل على جميع المستويات، مما يعزز في النهاية الكفاءة والرؤية والمساءلة.
معايير النجاح
• معدل الاعتماد: 80% اعتماد بين المستخدمين المستهدفين خلال الأشهر الستة الأولى.
• تحسين الكفاءة: 30% تقليل في الوقت المستغرق في المتابعة اليدوية.
• رضا المستخدم: درجة رضا المستخدمين أعلى من 85% من حيث سهولة التنقل والتقارير.
• تقليل تأخيرات المشروع: تقليل تأخيرات المشاريع بنسبة 20% بسبب تحسين الإشراف.
1. البحث عن المستخدم والرؤى الثقافية
• تم إجراء بحث عن المستخدمين من خلال الاستطلاعات والمقابلات ومجموعات التركيز مع الشباب السعودي لفهم تفضيلاتهم والفروق الثقافية وعاداتهم المصرفية.
• تحليل الموضوعات الثقافية والألوان والأساليب البصرية التي تتناسب مع الجمهور المستهدف.
2. التهيئة واختبار قابلية الاستخدام:
• تم إجراء اختبار قابلية الاستخدام مع المستخدمين الناطقين بالعربية لتحديد مشاكل اللغة والواجهة.
• ضمان دعم اللغة من اليمين إلى اليسار (RTL) والترجمات الدقيقة من خلال التعاون مع الناطقين الأصليين بالعربية والمترجمين المحترفين.
3. أفضل ممارسات الأمان:
• استشرت مع خبراء الأمان ومراجعة أفضل الممارسات الصناعية لتصميم التطبيقات الآمنة، بما في ذلك المصادقة متعددة العوامل (MFA) والتحقق البيومتري.
• تنفيذ تدقيقات دورية للأمان والتحديثات للحفاظ على أمان التطبيق ضد التهديدات الناشئة.
4. الامتثال للوائح:
• دراسة الإرشادات واللوائح التي وضعتها مؤسسة النقد العربي السعودي (SAMA) لضمان الامتثال القانوني.
• التعاون مع المستشارين القانونيين وضباط الامتثال لدمج الإخطارات القانونية اللازمة، وسياسات الخصوصية، ونماذج الموافقة.
5. تثقيف ودعم المستخدمين:
• تطوير محتوى تعليمي بناءً على أسئلة المستخدمين الشائعة والتعليقات التي تم الحصول عليها خلال اختبار قابلية الاستخدام.
• إنشاء دروس سهلة المتابعة، وإرشادات داخل التطبيق، وقسم دعم شامل لمعالجة احتياجات المستخدمين وتعزيز فهمهم لميزات التطبيق وتدابير الأمان.
شخصية المستخدم:
ملف المستخدم: المدير المشرف
الاسم: سارة طومسون
المنصب: مدير المحفظة الأول
العمر: 45
الأهداف: تلقي الملاحظات الفورية بشأن نشاط المحفظة
تحديد المبادرات غير المتطورة بسرعة
توزيع الموارد بفعالية في جميع أنحاء الشركة
المعوقات: التحديات في الوصول إلى فهم شامل لأداء متعدد المستويات
جمع البيانات اليدوي كثيف العمالة
تقارير غير موثوقة بين المستويات المختلفة
صعوبات
تعقيد البيانات: دمج كميات كبيرة من البيانات من مصادر وطبقات مختلفة.
تصنيف المستخدم: إنشاء واجهة مستخدم تأخذ في الاعتبار الأدوار والأذونات المتنوعة.
التحديثات الفورية: ضمان تحديث البيانات دون التضحية بكفاءة النظام.
قابلية التوسع: تطوير نظام قادر على معالجة الآلاف من المهام والمهام الفرعية.
1. مشرف المحفظة
• الأهداف: التأكد من أن المشاريع تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية وتلتزم بالميزانية.
• العقبات: يتطلب رؤى مجمعة عبر مشاريع مختلفة لاتخاذ قرارات فعالة على مستوى القمة.
2. مدير المشروع
• الأهداف: مراقبة تقدم المشاريع الفردية وتحسين استخدام الموارد. • العقبات: يحتاج إلى رؤى شاملة حول كل مشروع لإدارة المخاطر المحتملة والاعتماد بشكل عملي.
3. منسق المهام
• الأهداف: الإشراف على الأنشطة اليومية، الالتزام بالجدول الزمني، وضمان عمليات العمل الفعالة.
• العقبات: يتطلب تحديثات فورية حول المهام الفردية ومؤشرات الأداء الرئيسية للمشاريع الفرعية.
4. مسؤول تنفيذي Corporates
• الأهداف: اكتساب فهم شامل لأداء المشاريع في جميع أنحاء الشركة.
• العقبات: يحتاج إلى أداة توفر ملخصات بيانات عالية المستوى مع تمكين التحليل التفصيلي عند الحاجة.
رسم خرائط التعاطف
لجمع الرؤى، قمت بإجراء أبحاث نوعية (مقابلات) وكمية (استبيان) مما ساعدني على فهم أفضل للمشكلة التي يجب حلها
مقابلات المستخدم
النتيجة النهائية
تم اعتماد أداة إدارة الأداء بنجاح من قبل المنظمة العميلة، مع تحسين كبير في كفاءة التتبع وإشراف المشروع. أشارت التعليقات بعد الإطلاق إلى أن المستخدمين وجدوا الأداة ضرورية لتبسيط سير العمل، وتقليل التتبع اليدوي، وتوفير رؤى شاملة للأداء.
التفكرات والخطوات التالية
• التكرارات المستقبلية: النظر في إضافة رؤى أعمق مدفوعة بالذكاء الاصطناعي وتحليلات تنبؤية.
• حلقة التغذية الراجعة المستمرة: إنشاء جلسات دورية لتغذية رأي المستخدمين لجمع الأفكار للترقيات المستقبلية.
• القابلية للتوسع: استكشاف توسيع الأداة لمشاريع مماثلة ذات ميزانية عالية في قطاعات أخرى غير البناء، مثل التكنولوجيا أو البنية التحتية.
• أشار عدة مستخدمين إلى أهمية وجود تعليمات واضحة، خطوة بخطوة، خلال عملية الانضمام، خاصة عند التحقق من هويتهم أو تقديم المستندات.
• العديد من أساليب المصادقة (بصمة الإصبع أو التعرف على الوجه) ومؤشرات الأمان المرئية تزيد من ثقتهم في استخدام التطبيق. غالبًا ما ذكر المستخدمون شعورهم بالإحباط نتيجة الحاجة إلى زيارة فروع البنوك الفعلية لإعداد الحسابات وغيرها من الخدمات.
• أشار العديد من المستخدمين إلى أهمية وجود تعليمات واضحة خطوة بخطوة أثناء عملية الانضمام، خاصة عند التحقق من هويتهم أو تقديم المستندات.
جمع المتطلبات و WOW
تحليل المنافسين
تم إجراء تحليل شامل للمنافسين لتقييم الأدوات الموجودة في إدارة المشاريع والأداء. تتضمن الأدوات البارزة التي تم تحليلها:
• Oracle Primavera: شامل لجدولة المشاريع ولكنه يفتقر إلى لوحات بيانات تفاعلية تركز على المستخدم للتتبع عبر المستويات.
• Microsoft Project: مناسب للمشاريع متوسطة الحجم، لكنه يفتقر إلى المرونة لإدارة المشاريع التي تقدر بمليارات الدولارات.
• Asana و Trello: جيد لإدارة المهام ولكن يفتقران إلى قابلية التوسع لهياكل المشاريع المعقدة.
سلط التحليل الضوء على الفجوات في التنقل الهرمي، واكتشاف المخاطر في الوقت الفعلي، ودمج الذكاء الاصطناعي، مما يبرز الحاجة إلى حل مخصص مصمم للمشاريع ذات الميزانية العالية.
